Laszlo Beke

Laszlo Beke

Todas las organizaciones tienen la necesidad de contar con un sistema administrativo-operativo para conocer su desempeño y para poder controlar sus acciones administrativas y sus resultados. Desde hace varias décadas han aparecido los ERP que han ayudado mucho en esta tarea. Sin embargo, implementar los ERP ha sido un reto enorme para todos, ya que ello implica muchos elementos: reflejar la estructura del negocio en el código contable, conectar cada transacción administrativa a un registro contable, recopilar la información en el nuevo formato, la complejidad de cambiar los procesos de una empresa, el doble trabajo de seguir operando simultáneamente con los procesos existentes, el compromiso de los participantes, etc. ….

Ahora bien, si hay tanta experiencia acumulado implementando ERP por qué razón sigue siendo una experiencia traumática? El mejor estimado no-científico es que el 90%-95% de las implementaciones tienen historias de horror que compartir. Realmente si no se ha participado en una implementación de ERP es difícil de entender esto: el estrés, las horas dedicadas, la montaña rusa de emociones de los grandes éxitos vs. los deprimentes fracasos. La experiencia indica que estas son algunas de las principales fallas:

Los errores más frecuentes

  • Planificación pobre – Muchas organizaciones no hacen suficiente planificación previa.
  • No investigar debidamente a los proveedores – Hay que buscar referencias de empresas del mismo sector que han implementado el ERP seleccionado.
  • Subestimar el tiempo y los recursos requeridos – La mayoría subestima groseramente los recursos requeridos para la implementación.
  • No asignar la gerencia apropiada – La gerenciación del proyecto y los diferentes roles (gerente de proyecto, líder de equipo, patrocinador) son cruciales para el éxito.
  • No establecer prioridades – La gente trabaja más lentamente cuando tienen que hacer malabarismos con múltiples tareas y cambiando de dirección continuamente.
  • No invertir en capacitación y gerencia del cambio – La falta de capacitación puede llevar al rechazo del nuevo sistema por parte del personal. Para evitar la resaca de la entrada del ERP en vivo, tampoco se debe ignorar la gerencia del cambio.
  • Subestimar la importancia de la data confiable – El ERP solo es tan bueno como la data que se le ha alimentado.
  • Tratar de absorber toda la lógica del negocio en el ERP– Es erróneo asumir que el ERP puede manejar todos los procesos del negocio.
  • No desinstalar las aplicaciones legacy – Se puede terminar con un monstruo de dos cabezas y nunca operando en el ERP.
  • No entender o no usar capacidades claves del ERP – Las encuestas indican que solo el 46% tiene un buen entendimiento de las capacidades que usan.
  • No disponer de un ambiente de prueba –  El volumen de carga real debe ser simulado para ver el efecto del ERP en el mundo real.

 

Otros errores no identificados tradicionalmente

  • No entender que las implementaciones son en parte iguales política interna y emociones – Ignorar el efecto de cualquiera de ellas impactará el proyecto.
  • No ajustar los procesos a las mejores prácticas – La idea de un ERP es adquirir las mejores prácticas y así ahorrar varios años de aprendizaje, si se les ignora aumenta la posibilidad de fracaso.
  • Creerle todo al equipo de ventas – El equipo técnico del cliente debe hablar con los expertos técnicos del proveedor.
  • Presupuestar para una reducción de personal – Es posible que esto ocurra el segundo año después del go-live. Hay que contar con un aumento de personal cuándo los usuarios estén batallando con el sistema.
  • Es 80% de lo planificado suficiente para el go-live? – Esa es un regla de oro, pero entonces por qué razón el 20% restante exige un esfuerzo tan desproporcionado?
  • Subvalorar la necesidad de comunicación – Independientemente del foro, de lo oportuno, del método nunca es suficiente.

 

Se hace referencia a “I Survived an ERP Implementation – Top 10 Gems of Advice I Learned the Hard Way” http://bit.ly/2e9LRhy y “13 Common ERP Mistakes and How to Avoid Making Them ”

http://bit.ly/UoOGig.

El artículo “Sobrevivir una implementación de ERP! ” también se encuentra en mi blog http://bit.ly/2dUr83s.
 
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