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¿Hay reuniones de trabajo efectivas? por @laszlobekes

Un gran número de personas odia las reuniones. Hay buenas razones para ello, ya que obstruyen los días y obligan a romper el trabajo cotidiano y ejecutarlo en espacios interrumpidos y muchas veces generan el efecto de pérdida de tiempo. Típicamente nos encontramos con situaciones como estas en una reunión:

  • La reunión que se extiende y parece nunca terminar.
  • Varias personas se encuentran concentrados en su teléfono inteligente aislados del resto.
  • Una persona toma la palabra y con ello permite que otros intervengan.
  • Algunas personas se preguntan que hacen allí.

Existen estudios que indican que las reuniones son el principal enemigo de la productividad.  Sin embargo, para muchos temas y situaciones son una necesidad y existen formas de tener reuniones que son efectivas y eficientes, y pueden proveer energía y emoción al trabajo cotidiano. A continuación se enumeran algunas acciones pueden hacer más efectivas las reuniones de trabajo.

Organización: Agenda y objetivo

Cada reunión debe tener un objetivo específico y definido y es crítico establecer la agenda de la reunión con antelación:

  •          Es necesario explicarle a los participantes que va a ocurrir en la reunión, de manera que sepan lo que estarán haciendo y que se espera de ellos.
  •          La existencia de un plan previo provee la oportunidad para clarificar las intenciones que conducen a la reunión. Asimismo también sirve para analizar en detalle los elementos que podrían dificultar el logro de los objetivos.

 

# de Participantes: Pocos

No existe un número mágico de participantes, pero la evidencia indica que mantener el número de participantes limitado es beneficioso, y se habla de 5 o 6 participantes como la cifra ideal. Esta limitación de asistentes  permite (1) Estudiar el lenguaje corporal, ya que en un grupo de 20 o más no se pueden detectar las señales sutiles de parte de los participantes que podrían ser importantes y (2) Dar la oportunidad de participación a todos.

Las reuniones con mucha gente presente presentan varios retos, ya que se abre el espacio a abstenerse de participar a los que sienten que no tienen la necesidad de hablar y cuando hay muchas manos disponibles la gente tiende a disminuir su esfuerzo individual. Ahora bien, todo esto no significa que una reunión de 20 personas tiene fracasar necesariamente. Pero en ese caso, es necesario planificar con mucho más cuidado y aumentar el grado y la calidad de la facilitación.

Invitados: Los determinantes

Hay que considerar quienes deben ser los invitados y solo deben asistir los participantes que realmente deben estar allí:

  • Si se trata de un cambio, solo deben asistir los afectados.
  • Si se quiere resolver un problema, se invita a los que son buenas fuentes de información para desarrollar una solución.

Dispositivos: Prohibidos

Los dispositivos distraen al usuario y a los participantes:

  •          Muchos piensan que pueden hacer multitasking, pero la realidad es que se trata de una actividad mítica y además de distraer, la gente tiende a concentrarse menos y a cometer más errores. Para información adicional sobre este tema, se encuentra en mi blog el artículo “El mito y el peligro del “Multitasking”” http://bit.ly/1FPVGs9 .
  •          Los dispositivos asimismo distraen a los otros participantes. Curiosamente, muchos que piensan que es socialmente inapropiado que otros utilicen dispositivos en una reunión, pero por otro lado ven con buenos ojos que ellos si puedan utilizarlos.
  •          Es especialmente doloroso cuando una persona está presentado una idea y nota que el jefe está distraído con su teléfono inteligente.

 

Duración: Corta & Controlada

Hay varias ventajas, en una reunión corta ya que la gente se focaliza más:

  •          La duración recomendada es una hora, pero esa es solo una referencia.
  •       Estudios realizados han demostrado que los grupos ajustan su ritmo de trabajo y su estilo de interacción en función a los compromisos adquiridos y a las limitaciones de tiempo.
  •          Cuándo se está bajo la presión de tiempo, los grupos que deben resolver problemas se comunican más rápidamente y los procesos de decisión se hacen más autocráticos. Esa presión hace que la gente pregunte menos y se focalice en hacer la tarea.
  •       Si se piensa cubrir varios temas, en la planificación de una reunión se le debería asignar un estimación de tiempo a cada tema.
  •          El líder que se crea una reputación de manejar reuniones controladas y cortas generalmente logra que las personas invitadas siempre hagan el esfuerzo para asistir .

 

Hay temas que requieren más tiempo y allí los tópicos no deben ser apurados. Si el propósito de la reunión es analizar un tema complejo, hay que darle tiempo a que la gente exprese sus opiniones, a que se construyan las ideas unas sobre las otras y se alcance una conclusión.

Participación: Todos

  •          Hay gente que puede querer participar, pero solo lo hace si se les solicita. Esto se puede debe a razones culturales, barreras de lenguaje o disposición general.  Es curioso, pero frecuentemente los que se abstienen de intervenir tienen la mejor perspectiva y hay que lograr que participen.
  •          Lograr que todos participen es beneficioso para la reunión, pero también para cada participante. A la gente le gusta que su opinión sea escuchada y considerada. El solo hecho de solicitar la opinión de una persona en una reunión aumenta su compromiso con los puntos siendo discutidos.
  •          Para los que puedan sentirse incómodos participando en forma  pública, es recomendable hablar con ellos previamente y plantearles la expectativa que ellos puedan contribuir.  Eso facilita el momento cuando se les solicite plantear las ideas en la reunión.
  •          Al participante que habla más de lo necesario es necesario recortarlo, puede ser elegantemente con expresiones como “Se aprecia tu contribución, pero necesitamos las opiniones de los demás”.

 

Evitar: Reuniones de actualización de información

Las reuniones de trabajo requieren que la gente se comprometa, se focalice y participe en la toma de decisiones. Si solamente se quiere transmitir información, puede ser preferible enviar un correo y no absorber tiempo útil de varias personas. Al finalizar una reunión que se realizó para cubrir tópicos importantes se puede aprovechar para:

  •          Preguntar se existe algún otro tema que la gente quiere tocar antes de terminar.
  •          Se puede hacer una actualización rápida.

 

Opciones: Presencial o Teleconferencia

Una reunión presencial bien llevada es la más efectiva. Pero hoy en día, por los cambios en la forma de trabajo, es cada vez más común que se tenga que la reunión hacer en forma completa o parcialmente por teleconferencia, en ese caso es necesario:

  •   Asegurar que las comunicaciones funcionan y que todos los elementos de tecnología que se requieren están disponibles. No es una mala idea probarlos previamente.
  •   Tener especial cuidado que el material que se desea compartir haya sido previamente distribuido en forma electrónica.
  •   Si es factible ver las imágenes de los participantes es todavía mejor.
  •   Ser muy cuidadoso para lograr la participación de todos.

 

Seguimiento: Sin falta

Es muy común que haya personas que salgan de la misma reunión con interpretaciones diferentes con respecto a lo que ocurrió. Por ello y para reducir ese riesgo es conveniente enviar un correo, dentro de las 24 horas subsiguientes, con lo que se acordó en la reunión. En ese correo es importante identificar las responsabilidades y las fechas comprometidas.

Se hace referencia a “The Condensed Guide to Running Meetings”  http://bit.ly/1TgDjlI y “Seven Steps to Running the Most Effective Meeting Possible”  http://onforb.es/1YBO9GG .

El artículo “Hay reuniones de trabajo efectivas?” también está en mi blog http://bit.ly/1WsR6aA .
 
Adicionalmente se puede encontrar a través de mis cuentas de twitter y del blog, así como en cuentas de BekeSantos y en El Columnero:
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Laszlo Beke

 

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