Las reuniones son esenciales para informar y coordinar, pero también para habilitar colaboración, creatividad e innovación. Sin embargo, mucha gente se siente abrumada por la frecuencia y/o la calidad de las reuniones – ya sean formales o informales, tradicionales o ágiles, cara-a-cara o mediadas electrónicamente. Las reuniones se han incrementado en longitud y frecuencia en los últimos 50 años, al punto que ejecutivos pueden estar un promedio de 23 horas semanales reunidos, cuando eran 10 horas semanales en los años 60. Además este número no incluye los encuentros imprevistos que ni siquiera aparecen en el calendario. Parece conveniente hacer un análisis de este fenómeno y explorar algunas ideas de mejoras.

Encuestas

Hay más 11 millones de reuniones formales diarias solo en Estados Unidos. Considerando un promedio de 3 participantes por reunión implica que 33 millones de personas están participando y se estima que los profesionales pierden 31 horas mensuales en reuniones inefectivas, estimada en una pérdida de US$37.000 millones al año. Por cierto, mientras mayor el nivel jerárquico de la persona más tiempo está la misma en reuniones.
De los encuestados, 65% considera que las reuniones les impiden completar su trabajo, 71% piensa que son improductivas e ineficientes, 64% opina que las reuniones les impiden dedicar tiempo al pensamiento profundo, 62% considera que las reuniones les hacen perder oportunidades para acercar al equipo de trabajo.

Consideraciones:

Trabajo profundo – Cada minuto malgastado en una reunión improductiva le roba tiempo al trabajo solitario esencial para la creatividad y la eficiencia. Calendarios plagados de reuniones  interrumpen el “trabajo profundo”- la habilidad de focalizarse sin distracción en una tarea cognitiva exigente. Como consecuencia, en la búsqueda de un tiempo silencioso para poder concentrarse las personas llegan temprano al trabajo, se quedan tarde o trabajan los fines de semana.
Las organizaciones pagan un precio por reuniones mal manejadas – Con pérdidas de productividad, colaboración y bienestar para todos.
Mal necesario – Algunas personas resienten y temen las reuniones, pero también las defienden como un “mal necesario”. Temen que la alternativa sea un proceso decisorio más autocrático, menor insumo desde todos los niveles y menores oportunidades para asegurar alineación y comunicación.
Características de las reuniones

Los problemas aparecen cuándo las reuniones son programadas sin tomar en consideración  las necesidades colectivas e individuales. En las reuniones se puede desperdiciar tiempo:

Grupal – Pocas reuniones, pero mal manejadas.
Individual – Reuniones de alta calidad y que técnicamente representan un buen uso del tiempo del grupo, pero con una excesivo número de ellas.
Grupal e individual – Reuniones (1) demasiado frecuentes, (2) inoportunas y (3) mal manejadas.

Cambio sistémico:

Cómo se deduce de la información anterior, las reuniones afectan la forma de colaboración entre las personas y como realizan su trabajo. Para lograr una mejora real se requiere un cambio sistémico, ya que las personas no pueden resolver este problema en forma individual. Una forma estructurada para analizar y cambiar los patrones de las reuniones a través del equipo o unidad puede lograr mejoras significativas y una opción puede ser:

1. Recolectar data de cada persona – Utilizar encuestas o entrevistas para recopilar data e impresiones de cada individuo.
2. Interpretar la data en grupo – Revisar en grupo para digerir la retroalimentación de cada persona en una discusión abierta, posiblemente con facilitadores neutrales.
3. Acordar un objetivo colectivo y personalmente relevante – Como ejemplo, crear tiempos libres de reuniones o identificar reuniones de asistencia no obligatoria.
4. Establecer metas y monitorear progreso – La medición del progreso y su discusión es importante.
5. Informar y revisar – Con regularidad se debe hacer evaluación del proceso aplicado en las reuniones.

Se hace referencia a “Stop the Meeting Madness” http://bit.ly/2tbUFvG, “The Global Time-Wasting Epidemic: Stop the Meeting Madness” http://bit.ly/2tdw3mB y “Innovator’s Challenge: Stop Meeting Madness” http://bit.ly/2sa1fU5.

El artículo “Con tantas reuniones donde queda el espacio para pensar? ”  se encuentra en mi portal http://laszlobeke.com/.

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