Laszlo Beke

Laszlo Beke

El manejo del tiempo es preciado y su mala administración puede crear tensión y estrés en las personas. En el mundo del trabajo, el correo electrónico es la segunda actividad que más tiempo consume después de las “tareas-asociadas-al-rol”, de allí su importancia e impacto en la productividad. Por ello es necesario aprender a hacer funcionar el correo electrónico y  replantearlo como una herramienta para la ejecución de las prioridades, entendiendo que la mayor parte del poder en el intercambio reside del lado remitente.

Un correo enviado inicia una serie de acciones o inacciones de parte del recipiente y nos obliga a entender que un correo electrónico:

  • No es realmente una conversación cara-a-cara, debido a la naturaleza asíncrona de la interacción.
  • No es una forma larga de comunicación, sino es más bien un sistema de entrega de información.
  • No es la mejor opción para todas las comunicaciones diarias.
  • Es una herramienta de comunicaciones apropiada para la ejecución de la estrategia.

 

Estudios

  • Los empleados dedican aproximadamente el 28% de su tiempo a leer y responder correos electrónicos.
  • La persona promedio revisa su correo 70 veces al día y para algunos esto puede ser hasta en 350 ocasiones.
  • El correo electrónico es un contribuyente determinante al sentimiento de agobio y particularmente la bandeja de entrada es un símbolo de estrés y sobrecarga.

Consideraciones para un correo

  • Audiencia – Hay que identificar la audiencia con la cual se desea comunicar y determinar quiénes son copiados. El buen manejo de esto último hace disminuir el número de correos electrónicos.
  • Mensaje – Es importante el contenido del “Asunto” del correo y el texto debería ser escrito en la misma forma que al emisor le gusta leer los que recibe.
  • Canal – Es conveniente hacerse la pregunta si es más eficiente enviar un texto, realizar una rápida llamada o caminar hacia la persona y hablar con ella.
  • Respuesta – La precisión ayuda a la respuesta del recipiente.
  • La dedicación de tiempo y esfuerzo a  las acciones y respuestas eventualmente libera más tiempo y ancho de banda para hacer bien el trabajo y también para actividades personales.

La organización del correo electrónico

  • Para establecer prioridades, es conveniente separar los correos en categorías de tareas:
    • Urgente e Importante – estas tareas incluyen las respuestas a crisis o a compromisos de fechas.
    • Importante pero no Urgente – abarca el desarrollo de relaciones y actividades de planificación y preparación.
    • Urgente pero No Importante – aquí están muchos de los correos, así como las interrupciones y reuniones.
    • Ni Urgente ni Importante.
  • Refinar prioridades – Esta corresponde a la preparación de lista de acciones respondiendo a la pregunta de “Cuál es el mejor uso del tiempo ahora? Una vez determinadas las prioridades se pueden compartir estas con otros y así se ajustan.  Esta revisión de prioridades también es útil en las discusiones de desempeño de la persona.
  • Una estrategia de  comunicaciones para la ejecución de prioridades – con las prioridades y objetivos claros, la lista de acciones conocidas y el calendario bajo control, prepara el camino para trabajar la bandeja de entrada.
  • Aun cuando naturalmente mucho del tiempo se dedica a la zona de urgencia, es clave lo importante pero no urgente.

Estrategias para minimizar la bandeja de entrada

  • Asignar tiempo para la lectura y respuesta del correo electrónico – muchos usan bloques específicos de tiempo para la revisión del correo durante el día.
  • Toma de acción inmediata –  Ayuda a mantener la bandeja de entrada bajo control.
  • Organizar una bandeja de entrada con etiquetas, carpetas y categorías.
  • Dar de baja los boletines y promociones no deseados.
  • Definir hoy el correo de mañana – Antes de cerrar por el día es conveniente definir las necesidades de mañana.

Se hace referencia a “Stop Letting Email Control Your Work Day”  http://bit.ly/2y01wbt, “4 Tips to Better Manage Your Email Inbox” http://bit.ly/1VeKJJn and “4 Tips For Using Your Email Inbox As A Productivity Tool”  http://bit.ly/2iW4WsS.

 

El artículo “A quién no estresa el correo electrónico? ” se encuentra en mi portal http://laszlobeke.com/.

 

Adicionalmente se le puede ubicar a través de las siguientes cuentas: Facebook: BekeSantosAmerica, Twitter:  @laszlobekes y @BekeSantosVE, LinkedIn: , BekeSantosEl Columnero.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.